Савладавање упита у програму Microsoft Access једна је од оних вештина које мењају ваш однос са подацима: престајете да се крећете кроз бескрајне табеле и почињете да добијате тачно оно што вам је потребно, када вам је потребно. У овом водичу ћете сазнати како да креирате свој први упит, разумете различите типове упита и искористите их помоћу критеријума, израза, режима извршавања и напредних опција. Све уз практичан приступ и језик који вам је лако да се прилагодите како бисте се брзо и једноставно упознали са стварима, истичући... Кључни концепти који ће вам омогућити агилнији рад са Access-ом.
Обрадићемо све, од основног дизајна упита за селекцију до упита за креирање табела (веома корисно за резервне копије и архивирање), SQL приказа, употребе пролазних упита ка SQL Server-у и корисне напомене о подељеним обрасцима за практично прегледање и уређивање резултата. Пре него што се окренете, имаћете јасну методологију за безбедну и ефикасну припрему, тестирање, чување и поновну употребу ваших упита, са посебном пажњом на критеријуми и изрази који прецизирају ваше резултате.
Шта је упит у програму Access и чему служи?
У програму Access, упит је алат за избор, сортирање и филтрирање података без додиривања оригиналних табела. Можете га сачувати, поново користити и повезати са обрасцима, извештајима или контролама листа, стварајући чистију и лакшу базу података за одржавање. прилагођени прикази информација.
Не раде сви упити исту ствар. Генерално говорећи, упити за селекцију преузимају и приказују податке; акциони упити мењају или креирају записе. То укључује упите за ажурирање (ажурирање поља), упите за додавање (додавање редова у постојећу табелу), упите за брисање (брисање записа) и упите за креирање табеле (генерисање нове табеле из скупа резултата). Знање када користити сваки од њих је од виталног значаја за успех. решавање специфичних потреба без нарушавања интегритета ваших података.
Упити за креирање табеле заслужују посебан помен: користе се за копирање података у нову табелу, било да се ради архивирања, убрзавања извештаја или рада са статичким скупом. Ова новокреирана табела може бити у вашој тренутној бази података или у другој, и важно је разумети да је њен садржај копија без живе везе са извором. Ово је посебно корисно када вам је потребно да смањити оптерећење сложених упита на веома великим скуповима.
Такође је уобичајено вршити контролисану денормализацију из упита: комбиновање података о купцима, оператерима и добављачима, на пример, у један резултат за извештавање. У продукцији не бисте прекинули нормализацију, али бисте могли да направите ад хок резултат у упиту за одабир пре радне табеле, добијајући на јасноћи и перформансама. скуп прилагођених резултата.
Када разматрате акцију са подацима, не мешајте циљеве: ако треба да мењате вредности поље по поље, замислите то као ажурирање; ако желите да додате записе у постојећу табелу, користите додавање; ако тражите снимак или средњу табелу, идите на креирање табеле. Јасно разликовање ове разлике спречава грешке и омогућиће вам да ланчане операције са већом контролом.
Корак по корак: ваш први упит у програму Access
Почетак је брз и једноставан. Можете користити чаробњака или директно прећи на дизајн. Предност ручног дизајна је у томе што ћете видети како је упит направљен и научити како лакше комбиновати табеле, поља и критеријуме, постижући упити који се могу поново користити и лако се прилагођавају.
- Отворите чаробњак или дизајнер упита. На картици „Креирај“ изаберите „Упит“ или „Дизајн упита“. Чаробњак вас води; ручни дизајн вам даје више слободе. дефинишите поља, критеријуме и сортирања.
- Изаберите табелу или табеле са којима ћете радити. Додајте их на горњи панел дизајнера и, када их имате, затворите прозор за избор да бисте фокусирајте се на мрежу распореда.
- Изаберите поља. Можете их превући или двапут кликнути на њих да бисте их додали у мрежу. Почните са основним подацима (на пример, „Име“ и „Презиме“) и додајте још по потреби. избегавајте буку у првим резултатима.
- Визуализујте и исправљајте у ходу. Пребаците се на приказ табеле података да бисте видели резултат и вратите се на дизајн да бисте га прилагодили. Овакав пренос података вам омогућава да брзо итерирате и да упит буде спреман за неколико минута, уз... ране валидације које штеде време.
- Додајте сортирања. Одлучите да ли желите да сортирате растуће или опадајуће по једном или више поља. Уобичајено је сортирање по „Имену“, а затим по „Презимену“ за добијајте доследне и читљиве листе.
- Користите SQL приказ ако вам је језик пријатан. Пребаците се на SQL приказ из режима дизајна да бисте директно откуцали израз. Обично је тачнији за сложени или поново доступни упити у различитим пројектима.
- Прикажите сва поља у табели звездицом. Ако је потребно да вратите све колоне, додајте џокер * из одговарајуће табеле. Користите ово мудро да бисте избегли враћање више него што је потребно и одржавали брзи и јасни упити.
- Прилагодите филтере и критеријуме по потреби. Можете додати или уклонити поља у било ком тренутку или подесити услове да бисте сузили резултате (на пример, по нумеричким опсезима или одређеним градовима). заиста фокусиране консултације.
- Сачувајте упит под јасним именом. Кликните на Сачувај и дајте му описно име (нпр. „Купци_Активно_Наручено“), што олакшава идентификацију његове сврхе и поново га употреби без сумње.
- Проверите излаз. Отворите сачувани упит и потврдите да приказује оно што очекујете и са доследним форматирањем. Ово је добар тренутак да прегледате фонтове, боје и стилове, посебно ако ће резултат бити унет у образац или извештај. захтевнији захтеви за презентацију.
Када савладате ову динамику, прећи ћете на специфичније упите са критеријумима и изразима и биће вам природно да их конвертујете у друге типове (као што је креирање табела) према вашим потребама, одржавајући солидна основа из консултација о избору.
Креирање упита за табелу: концепт и извршење
Упит за креирање табеле узима резултате селекције и уноси их у нову табелу. Ово је идеално за радне копије, архивирање или убрзавање извештаја који не захтевају податке у реалном времену. Нова табела може се налазити у вашој тренутној бази података или у некој другој, и важно је запамтити да не одржава везу са изворним табелама.
Препоручени поступак за безбедну изградњу. Прво, креирајте упит за селекцију који враћа тачно оне записе и поља која вас занимају. Тек када сте задовољни, конвертујте га у упит за креирање табеле. На овај начин избегавате изненађења и осигуравате да је коначни резултат савршен. одговорите на дизајн који сте валидирали.
- Омогућите базу података ако је применљиво. У непоузданим или непотписаним базама података, Access блокира акционе упите (додавање, ажурирање, брисање и креирање табеле). Обавезно омогућите садржај за бити у стању да изврши акцију без блокирања.
- Направите селекцију у приказу дизајна. Додајте потребне табеле и жељена поља. Ако је потребно, можете денормализовати резултат (нпр. комбиновати купца, превозника и добављача) да бисте генерисали радни скуп. нећете се мењати у табели производње.
- Конвертовање у креирање табеле. Са отвореним упитом за селекцију у Дизајну, идите на картицу Дизајн упита, групу Тип упита и изаберите Креирај табелу. Унесите име нове табеле или изаберите постојећу ако ћете је пребрисати, водећи рачуна да јасна и доследна номинација.
- Извршите и валидирајте. Покрените акцију и проверите резултат. Ако није оно што сте очекивали, вратите се на селекцију, подесите поља, изразе или критеријуме и поновите. Овај циклус гарантује финални сто прилагођен сврси.
Не мешајте ову опцију са ажурирањем или додавањем: прва мења вредности у постојећим пољима, друга додаје редове у већ креирану табелу. Креирање табеле генерише нову табелу са снимком тренутног резултата, што је савршено за групни послови, извештаји или архивирање.
Критеријуми и изрази: практични примери
Критеријуми вам омогућавају да филтрирате записе са јасним правилима. Ако не желите да видите све податке, користите услове попут опсега и подударања. Типичан критеријум опсега може бити >25 и <50, што враћа вредности веће од 25 и мање од 50, што вам помаже сузите свој фокус на корисне вредности.
За вишеструке једначине, комбинујте алтернативе помоћу ИЛИ. На пример, можете вратити само записе из одређених градова помоћу „Чикаго“ ИЛИ „Париз“ ИЛИ „Москва“. Ово је једноставан начин да затражите од претраживача да врати само случајеве за које сте заиста заинтересовани.
Изрази проширују ваше могућности јер израчунавају вредности у ходу. Веома чест случај је множење цене количином са *, чиме се креира израчунато поље које ће се појавити у вашим резултатима, а да физички не постоји у табели. Ово вам омогућава да обогатите упите корисним метрикама.
Како будете стицали самопоуздање, комбиноваћете логичке операторе, функције и константе. Процес може бити сложенији у напреднијим сценаријима, али принцип је увек исти: направите израз који враћа једну вредност за сваки запис, омогућавајући добијени резултати спремни за извештавање или анализу.
Добра пракса је почети једноставно и валидирати. Додајте изразе корак по корак, тестирајте резултат, а тек онда компликујете логику ако је потребно. На овај начин минимизирате грешке и одржавате читљив и лак за одржавање упит.
Избегавајте падове због онемогућеног режима
Access штити ваше окружење када отварате базе података које се налазе ван поузданих или непотписаних путања. У тим случајевима, блокира извршавање акционих упита, укључујући додавање, ажурирање, брисање и креирање табеле. Ако покушате да извршите и ништа се не деси, проверите статусну траку: вероватно ћете видети упозорење које указује да је онемогућени режим блокирао радњу или догађај, симптом активна безбедност која спречава промене.
Решење је да омогућите садржај. Погледајте траку са порукама испод траке и кликните на „Омогући садржај“. Затим поново покрените упит. У корпоративним окружењима, размислите о означавању фасцикле као поуздане или потписивању базе података. избегавајте ову кочницу у вашем радном процесу.
Не заборавите да прегледате политике ваше организације и поступајте опрезно: омогућавање садржаја значи дозвољавање извршавања кода и радњи на вашој бази података. Најбоље је радити са управљаним поузданим локацијама и резервним копијама како бисте могли поступајте безбедно у случају било каквог непредвиђеног догађаја.
Прослеђивање упита ка SQL Server-у
Access може да ради као фронт-енд са табелама повезаним са серверима као што је SQL Server. Иако се подразумевано већина упита извршава локално у ACE механизму, понекад је корисно послати извршење на сервер да би се искористила његова моћ и вратио само подскуп података, смањујући пренос и побољшање перформанси на мрежи.
Да бисте то урадили, користите пролазни упит: то је SQL Server SQL (T-SQL) који путује кроз ODBC до сервера. Можете послати SELECT да бисте вратили податке у табелу са подацима, образац, извештај или контролу листе; извршили DML операције (радње) или административне задатке (DDL). Имајте на уму да је резултат пролазног упита само за читање и ако вам је потребно директно уређивање, добра је идеја да креирате табелу повезану са индексираним приказом да бисте бити у могућности да мењају податке на контролисан начин.
- Повежите се са сервером. Повежите се са SQL Server-ом помоћу ODBC-а ако то већ нисте урадили, бирајући одговарајућу базу података и акредитиве. обезбедити стабилну везу.
- Отворите нови дизајн упита. Картица „Креирај“ > „Дизајн упита“. Ако се отвори „Додај табеле“, затворите га да бисте директно прешли на панел за уређивање упита.
- Промените тип на „Пролаз кроз“. На картици Дизајн изаберите „Пролаз кроз“; Access ће сакрити мрежу и приказати SQL приказ, омогућавајући вам да напишете T-SQL који ће се покренути на серверу.
- Конфигуришите ODBC стринг за повезивање. Ако не видите лист са својствима, притисните F4. У „Odbc стринг за повезивање“ дефинишите везу (DSN, сервер, база података, аутентификација), која је кључна за осигурајте да упит стигне до исправног одредишта.
- Напишите упит у SQL приказу. Имајте на уму да Access SQL и T-SQL нису идентични: разликују се по синтакси, називима и параметрима функција. Добра тактика је да саставите и тестирате T-SQL у SQL Server Management Studio-у, а затим га налепите овде у избегавајте синтаксичке грешке.
- Подесите опционална својства. Ако ваш израз враћа редове (SELECT), поставите „Враћени записи“ на Да; ако не враћа редове (UPDATE, DELETE, DDL), поставите „Не“. Такође можете да евидентирате поруке сервера у табелу порука у програму Access, подесите „ODBC време чекања“ (на пример, 60 секунди) и ограничите „Максимални број записа“ на тестирање са малим узорцима.
- Покрени и прегледај. На картици Дизајн кликните на Покрени. Сервер обрађује исказ и Access приказује први скуп резултата. Ако ваш T-SQL враћа више скупова резултата, можете користити упит за креирање табеле на основу пролазног упита да бисте их забележили у локалним табелама, са обрасцем као што је Следећа:
SELECT <nombre_consulta_passthrough>.*
INTO <nombre_tabla_local>
FROM <nombre_consulta_passthrough>
Када се користи звездица, сваки скуп (ако се разликује у колонама) се чува у сопственој локалној табели, додајући бројеве каскадном називу. На пример, ако постоје три скупа, видели бисте нешто попут Табела, Табела1 и Табела2, што олакшава... проверите сваки резултат посебно.
Запамтите: Пролазни упити су само за читање у интерфејсу. Ако треба да уређујете из програма Access, повежите се са индексираним приказом или радите са традиционално повезаним табелама и оставите операције ажурирања за акциони упити извршени безбедно.
Подељени обрасци за лакши преглед и уређивање резултата
Поред креирања и покретања упита, желећете брзу навигацију и уређивање. Подељени образац вам истовремено приказује и лист података и образац. Савршен је за брзо проналажење записа у приказу табеле и његово уређивање у приказу обрасца са добро представљеним пољима и удобне контроле.
Да бисте креирали један, изаберите табелу или упит који желите да видите у окну за навигацију и уредите га. Затим идите на „Креирај“ > „Више образаца“ > „Подели образац“. Готово: имаћете два синхронизована приказа истог извора података, помоћу којих можете претражујте и мењајте без мењања објеката.
Овај приступ не замењује упите; он их допуњује. Размислите о подељеном облику и креирајте прилагођене претраживаче у програму Access као вашу дневну контролну таблу, док су упити основа која производи чисте, прилагођене податке. Заједно чине моћан ток рада за брзо анализирајте и одржавајте своје податке.
Када су ови делови на месту – избор, креирање табела, критеријуми, изрази, омогућавање окружења и корак по корак – сада имате комплетан сет алата за рад у Access-у са поверењем. Одавде је све ствар вежбе: видећете како ваши упити прелазе из основних у напредне, оптимизујући време и резултате и омогућавајући вам да доносите одлуке са јасним и добро структурираним подацима.
