Савети за креирање докумената за штампање у програму Word

Ако желите да ваш фајл изгледа сјајно када изађе из штампача, потребно вам је више од самог куцања и штампања: морате припремити свој документ имајући папир на уму од самог почетка. Овај водич објашњава шта то значи. корак по кораку да бисте креирали документе за штампање у реч, са саветима за распоред, контролом маргина и ивица, извозом у PDF формат са уграђеним фонтовима и кључним подешавањима двостраног штампања.

Поред тога, видећете напредне опције као што су градивни блокови да поново користите садржај, подешавање брошура/књижица и бесплатне алтернативе за Word ако их немате при руци. Све је објашњено јасним језиком на шпанском језику, тако да можете применити у пракси без компликација.

Пре него што почнете: припремите документ за штампање

Прво је да припремите платно: у програму Word за десктоп идите на картицу Распоред/Дизајн и отворите Подешавање странице да бисте подесили величину папира, маргине, оријентацију, колоне и размак. Подешавање размака између редова, размака између пасуса и фонта од самог почетка ће учинити да ваш документ изгледа боље. професионалнији и читљивији на папиру.

Можете дефинисати боју позадине или странице ако вам је потребно брендирање, али имајте на уму да позадине троше мастило. За креативне документе (картице, брошуре, планери), промените величину странице да одговара коначном формату; ово спречава промену скалирања и изненађења приликом штампања.

Брзи пут: Отворите Word, изаберите „Празан документ“ и у оквиру Layout/Design подесите величину (A4, Letter, прилагођено итд.), маргине и оријентацију. Ако радите у Word Online-у, неке опције могу бити другачије, па потражите еквивалентне опције или погледајте посебну помоћ. Нису све функције десктопа ту.

Важна напомена: неки званични водичи компаније Microsoft су недавно ажурирани (на пример, Мај КСНУМКС), па је препоручљиво прегледати номенклатуре као што су „Средина“/„Олук“ или „Унутрашња маргина“, које се могу мало разликовати у зависности од верзије програма Word и језика.

Дизајн и распоред: текст, слике, облици и шаблони

Када је страница спремна, почиње креативни део. За упечатљивије композиције, користите текстуална поља (Уметање > Поље за текст) које вам омогућава слободно позиционирање и ротирање блокова. Двапут кликните унутар поља да бисте куцали и форматирали како желите.

Тхе форме (Уметање > Облици) се користе за истицање пажње и креирање визуелних структура. Можете брзо одабрати попуњавања, обрисе и ефекте помоћу палете, постижући уравнотежен дизајн. текст и слика без компликовања ствари.

Из менија Уметање > Слике, додајте сопствене или графичке ресурсе из базе података. Помоћу менаџера можете променити величину, исећи или подесити режим преламања текста како би све било уредно. Такође, проверите заглавља и подножја ако ћете их нумерисати, додајте логотипи или контакт информације.

У журби? Узми темплатесМајкрософт нуди многе (бесплатне и плаћене) шаблоне за честитке, календаре, биографије, етикете, брошуре итд. Неће бити оригинални као дизајн од нуле, али дају професионалан изглед уз мало труда и можете их прилагодити својим потребама. Визуелни идентитет.

Предности дизајнирања помоћу програма Word: милиони га користе (олакшава исправке дељењем истог формата), има моћне алате за текст и слике, а помоћу SmartArt-а и графике можете брзо да правите распоред. Можете чак и да креирате једноставан логотип и поново га користите у заглавље компаније без изласка из програма.

• Комплетни алати за типографију и стилизовање за завршен изглед koherentan.
• Агилна композиција са SmartArt-ом, табелама, сликама и облицима као да је лиензо.
• Једноставна колаборативна корекција дељењем датотеке у истој формат.
• Директан извоз у PDF уз задржавање распореда и цолорес.

Поновна употреба садржаја помоћу контрола и градивних блокова

Ако често уносите варијанте текста (на пример, правне клаузуле или комерцијалне поруке), искористите предност контроле садржаја Сада, градивни блокови. Идеја је да се подеси галерија тако да корисник може да изабере одговарајући блок за сваки документ.

У пракси, прво креирајте своје контроле. Богати текст са сваком верзијом садржаја који се може поново користити. Затим, користите „Контролу садржаја галерије градивних блокова“ као контејнер за те варијанте, како бисте их могли уметати по потреби. потреба.

1. Идите на картицу Девелопер (активирајте га у Опцијама ако се не појави).
2. Кликните на тачну тачку где желите да поставите контролу документ.
3. Уметните а Контрола садржаја галерије градивних блокова и подесите његово својство да показује на ваше сачуване блокове.

Овај приступ убрзава рад приликом припреме серија докумената за штампање и осигурава да ви конзистентност у кључним текстовима. Имајте на уму да у Својствима сваке контроле можете подесити понашање, наслове, закључавања и метаподатке.

Брошуре и књижице: постављање и подешавање олука

За штампање брошура у стилу књижице, Word нуди посебан распоред који аутоматски распоређује странице. Отворите Подешавање странице и изаберите Распоред странице. формат књиге тако да странице буду поређане двострано, спремне за преклапање и повезивање.

Веома важно: резервишите простор за везивање повећањем Медијанил (или Gutter Margin, у зависности од дијалога). Ова додатна маргина на унутрашњем прегибу спречава да текст буде преблизу кичме и побољшава читљивост памфлет.

На картици Папир дефинишите величина папираИмајте на уму да је коначна величина брошуре половина ширине папира (на пример, пресавијен А4 формат ствара А5 формат). Такође, уверите се да је у штампач учитана одговарајућа величина. цоррецто.

Ако ваш документ већ има садржај, Word аутоматски прерасподели текст када га промените у формат књиге, али можда ћете морати ручно да прерасподелите табеле и слике да бисте избегли прекиде или прелива.

Приликом штампања, идите на Датотека > Штампај и, ако ваш штампач подржава аутоматско двострано штампање, изаберите Штампање са значајком Добле и „Окрените странице краћом ивицом“ тако да задња страна не буде окренута надоле. Ако немате двострано штампање, користите „Ручно штампање са обе стране“ и поново уметните странице пратећи упутства упутства тима.

У неким верзијама, у оквиру опције Двострано можете директно да изаберете БрошураДодајте украсе попут ивица на све странице из Дизајн > Прилагођене маргине > Ивице за визуелни завршетак више бриге.

Величина странице, фонтови и извоз PDF-а за штампање

Пре извоза, проверите да ли величина странице датотеке одговара коначној величини производа. У програму Word идите на Датотека > Подешавање странице и означите „Величина папира“. Ако је ваша величина прилагођена, креирајте именовани профил (избегавајте „Без имена“ или „Прилагођено“) како би се поштовао приликом генерисања пдф.

Препоручени фонтови за високу поузданост штампе укључују Arial, Times New Roman, Garamond, Palatino, Century, Tahoma, Verdana, Courier, Book Antiqua, Bookman Old Style и Symbols. Можете користити и друге, али обавезно... угради их приликом креирања PDF-а како би се избегле замене.

• Проверите компатибилност и читљивост на папиру; серифи (нпр. Гарамонд) одлично функционишу за дугачке текстове.
• Избегавајте нелиценциране или егзотичне фонтове инлаи пермитида.

Извоз у PDF на Windows-у (једноставна опција): Датотека > Сачувај као > PDF и изаберите оптимизацију Естандар (онлајн и штампано издаваштво). Овај начин обично задржава величине и фонтове који добро функционишу за већину штампарске машине.

Извоз у PDF на macOS-у: Можете користити „Сачувај као > PDF“, али Quartz енџин понекад производи PDF-ове са проблемима са штампањем. За максималну професионалну компатибилност, штампајте у Адобе ПДФ користећи Adobe Acrobat/Distiller и примените подешавања задатка вашег добављача (нпр. „Опције задатка“ од Лулу ако објављујете код њих).

1. Инсталирајте/отворите Adobe Acrobat Pro или Distiller и идите на Подешавања > Додај подешавања PDF-а адобе.
2. Увезите опције посла од свог добављача и изаберите их као Уобичајено.
3. У програму Word: Датотека > Штампање > Штампач: Adobe PDF и потврдите величину странице и профил.

Још један начин да се присилно уграђује без ослањања на спољне профиле: у одељку Сачувај као PDF, идите на opcije и ознаку „У складу са ISO 19005-1 (PDF/A)“. Ово захтева укључивање извора и метаподатака како би се сачувала верност утисак.

Завршна провера: Отворите ПДФ у програму Adobe Reader/Acrobat, идите на Датотека > Својства > Фуентес и проверите да ли се сваки фонт појављује са „(Уграђени подскуп)“. Ако неки нису уграђени, поново извезите подешавање опције.

Шта је Word документ и у ком формату треба да се сачува?

Када говоримо о „речи“, обично мислимо на ДОЦКС, модерни изворни формат. То је најбоља опција ако ћете уређивати, делити или креирати распоред са високом компатибилношћу између различитих пакета и платформи, а касније штампа.

• ДОЦКласични формат пре 2007. године; користан ако делите са веома старим рачунарима.
• РТФ: одржава формат на свим платформама и обично генерише датотеке светло.
• ОДТOpenDocument отворени стандард; уређив и добро подржан у бесплатним пакетима.
• пдфИдеално за дистрибуцију и финалну штампу; није намењено за уређивање, али гарантује изглед идентичан у свим тимовима.

DOCX омогућава стилове, величину фонта, поравнање, распоред странице, слике, табеле, графиконе и друге објекте. За професионалне документе попут писама, извештаја и биографија, радите у ДОЦКС и генеришите ПДФ одатле када желите да затворите верзију за штампање.

Креирајте и штампајте ако немате Word: компатибилне алтернативе

Ако немате лиценцу, имате алтернативе које креирају документе компатибилне са Word-ом, спремне за папир. Microsoft Publisher као алтернатива и ONLYOFFICE Desktop Editors, на пример, раде на Windows-у, macOS-у и Linux-у и чувају изворно у ДОЦКС.

1. Отворите апликацију, креирајте „Документ“, пишите и форматирајте помоћу траке са алаткама.
2. Уметните слике, табеле и линкове; када завршите, извезите у ДОЦКС или ПДФ.

са Microsoft 365 Онлајн (бесплатно уз налог) можете користити Word у прегледачу: уђите, изаберите „Празан документ“ или шаблон, форматирајте и сачувајте на OneDrive-у или преузмите. Савршено је ако радите на рачунару без виндовс.

Зохо Вритер је још једна онлајн опција са десктоп апликацијом; креирајте „Нови документ“, макете са његовим алатима и извозите у DOCX или PDF. Има бесплатан план и друге плаћене планове са више простора за складиштење.

ЛибреОффице Вритер Бесплатан је и отвореног кода. Изворни формат је ODT, али можете га „Сачувај као“ Word 2007–365 (.docx). За пројекте који ће бити дистрибуирани Microsoft Ворд, провери да ли има мањих разлика у распореду када их тамо отвараш.

Гоогле документи Ради 100% на вебу: пријавите се, креирајте празан документ или га направите из шаблона и преузмите га као .docx датотеку ако желите да наставите са уређивањем на вебу. стоИмајте на уму да ћете зависити од стабилне везе.

Аппле Странице (macOS, iOS, iPadOS) вам омогућава да извезете датотеке у Word: креирајте документ, дизајнирајте га помоћу бочне табле и користите Датотека > Извези у > реч да бисте припремили .docx датотеку за штампање или дељење.

Научите кључне делове програма Word и како правилно штампати

Интерфејс програма Word се најбоље разуме ако га поделимо на три зоне: област за уређивање (где куцате), цинта горња (главни алати) и доња трака (зумирање и бројачи). Картица Почетна се фокусира на основно форматирање као што су фонтови, величина и пасуси.

У менију Уметање (Insert) налазе се табеле, слике, линкови, коментари и симболи, док у менију Дизајн/Изглед (Design/Layout) ви контролишете Теме, стилови, маргине, оријентација, колоне и размак између пасуса.

Ако вам је потребан индекс, идите на Референце и користите „Убаци индекс“, бирајући увлачење, колоне и ПоравнањеТо је неопходно за послове или упутства која ће на крају бити штампана.

Да бисте штампали, идите на приказ Backstage помоћу Датотека > ШтампаТамо видите преглед и све опције штампања: штампач, странице, копије, једнострано или двострано штампање, оријентацију, величину и маргине. Подесите по потреби и притисните Штампа.

1. Датотека > Штампај да бисте отворили панел за штампање.
2. Конфигуришите свој документ (величину, оријентацију, маргине, двострано са кратким окретањем ако је применљиво).
3. Проверите преглед да бисте открили потпетице нетачно.
4. Кликните на дугме Штампај и проверите резултат на првој страници. копирате.

Ако је циљ слање на штампу која се штампа онлајн, најбезбеднија опција је извоз у пдф и отпремите ту датотеку. ПДФ чува структуру, слике и хиперлинкове и спречава штампарију да реинтерпретира маргине или помера пасусе због разлика у контролери.

Када вам је потребно наизменично нумерисање (различити парни и непарни бројеви), подесите различита заглавља и подножја за парне и непарне странице. оддНа овај начин можете додати спољашње нумерисање и графичке елементе, поштујући кичму ако ће документ бити повезан.

Још један практичан подсетник: ако радите са књижицама, проверите да ли је окретање на десној страни. кратка страна код двостраног штампања. Ово подешавање спречава да полеђина буде окренута наопачке и представља најчешћу грешку при штампању. брошуре.

Покривате цео циклус: пажљив распоред, употребу блокова за вишекратну употребу, конфигурацију брошура и књижица, избор поузданих фонтова, генерисање ПДФ-а са исправном величином и уграђеним фонтовима и утисак са правим параметрима како бисте избегли било каква изненађења. Са овим праксама, ваши Word документи ће изаћи из штампача баш онако како их видите на екрану, са завршном обрадом за коју би свако рекао да је урађена са дизајнерски апартман.